Bien choisir son siège social et ses locaux

Lorsque l’on crée son entreprise, il faut prendre certaines décisions qui, malgré ce qu’on pourrait penser au premier abord, s’avèrent cruciales pour le développement de l’entreprise. Parmi ces décisions se trouvent ces deux-là : quels locaux choisir pour pratiquer son activité ? Où fixer le siège social de son entreprise pour la domicilier légalement ?

Il ne faut pas sous-estimer l’importance de ces deux points, qui pourront s’avérer fondamentaux dans le développement de votre entreprise. Pour vous aider à en comprendre les enjeux et à vous poser les bonnes questions pour prendre la meilleure décision possible, voici quelques conseils pour bien choisir son siège social et ses locaux.

Qu’est-ce que le siège social d’une entreprise ?

Le siège social d’une entreprise, c’est l’adresse qui constitue le domicile juridique de cette entreprise. Cette adresse peut être précisée dans les statuts de l’entreprise, ou bien par un acte séparé. Dans tous les cas, c’est une adresse officielle.

C’est l’adresse du siège social qui détermine la nationalité d’une entreprise. Par exemple, si une entreprise a son siège social en France, alors il s’agit d’une entreprise française, qui sera soumise à la loi française. 

L’adresse du siège social est également l’adresse administrative de l’entreprise. C’est l’adresse qui figure sur tous les documents officiels, comme les factures, le Kbis ou encore les courriers officiels. 

En d’autres termes, le siège social revêt une utilité tant légale (juridique, officielle) que pratique. L’adresse du siège social est souvent associée à la notion de quartier général : ce serait là que les associés se réuniraient pour prendre des décisions relatives à l’entreprise, par exemple.

Toutefois, ce n’est pas une obligation, bien au contraire : il ne faut pas confondre siège social et lieux d’exploitation de l’entreprise. 

Quelle est la différence entre le siège social et les locaux d’une entreprise ?

Les locaux d’exploitation d’une entreprise correspondent au lieu d’exercice de l’activité de l’entreprise. Il s’agit du lieu physique où l’entreprise exerce son activité, stocke ses marchandises, effectue des ventes, reçoit ses clients et partenaires, et bien d’autres tâches du quotidien d’une entreprise.

C’est ce qu’on appelle le lieu d’exploitation de votre entreprise.

Le siège social de votre entreprise et le lieu d’exploitation de votre entreprise ne doivent pas nécessairement être la même chose. Vous pouvez domicilier votre entreprise à une adresse juridique spécifique (siège social), et exercer l’activité de votre entreprise à une autre adresse (locaux d’exploitation).

Pour preuve : il est tout à fait possible pour une entreprise d’avoir plusieurs établissements d’exploitation, à plusieurs adresses. Pourtant, il ne peut y avoir qu’un seul siège social.

Si le siège social et les locaux sont deux choses différentes, il est toutefois possible que les deux se recoupent. En effet, vous pouvez domicilier votre entreprise en fixant son siège social à l’adresse de l’établissement d’exploitation principal (c’est-à-dire, la plupart du temps, le premier établissement qui aura ouvert). Si vous optez pour cette option, votre siège social remplira à lui seul les deux fonctions, et répondra à l’appellation “siège - établissement principal”. 

Maintenant que vous avez bien compris la différence entre le siège social d’une entreprise et ses locaux d’exploitation, voici quelques conseils concernant les décisions à prendre : où fixer le domicile juridique de votre entreprise ? Comment bien choisir les locaux de votre entreprise ?

Où fixer le siège social de son entreprise ?

Comme nous venons de l’expliquer, la domiciliation juridique d’une entreprise n’est pas imposée, mais relève d’un choix de la part des chefs d’entreprise. Ce choix ne doit pas être fait au hasard : fixer le siège social de son entreprise est une décision importante.

Il y a pour ce faire plusieurs critères à prendre en compte, et il faut savoir quelles sont les options qui s’offrent à vous.

Domicilier son entreprise chez soi

Le siège social de l’entreprise peut être fixé au domicile personnel de l’un de ses dirigeants.

Attention, toutefois, pour que cette option soit envisageable, il faut répondre à un certain nombre de critères. 

• L’adresse doit bien être celle d’un dirigeant de l’entreprise, et non pas simplement d’un associé. On considère comme un dirigeant le président de l’entreprise ou de la société, ou encore le directeur général. 
• Le domicile personnel du dirigeant doit permettre la procédure : par exemple, le règlement de la copropriété doit permettre d’utiliser l’adresse comme siège social pour une durée indéterminée, ce qui n’est pas toujours le cas. En cas de logement loué, c’est la même chose : le contrat de location doit permettre d’utiliser l’adresse comme siège social pour une durée indéterminée. Si jamais une règle ou la Loi s’y oppose, vous avez tout de même le droit d’utiliser votre domicile comme siège social, mais pour une durée de maximum 5 ans. 

Il y a des avantages à utiliser son domicile personnel comme siège social de son entreprise. C’est une solution particulièrement intéressante pour les entrepreneurs freelance ou les micro-entrepreneurs. En domiciliant son entreprise chez soi, il n’est pas nécessaire de louer des locaux ou quoi que ce soit. 

Il s’agit d’une solution pratique, et surtout très peu coûteuse. 

Toutefois, cette solution peut s’avérer envahissante et ne pas convenir à tout le monde. Si vous préférez séparer votre vie professionnelle de votre vie privée, recevoir le courrier officiel de votre entreprise chez vous peut s’avérer dérangeant.

Domicilier son entreprise dans ses locaux d’exploitation

Nous l’avons déjà mentionné plus tôt, il est possible de fixer le domicile juridique de son entreprise dans des locaux.

Vous pouvez louer des locaux spécialement à cet effet. Le local en question vous servira donc de bureau, de quartier général, de siège social… Mais si votre entreprise ne nécessite pas l’usage d’un local pour son activité, cette location peut représenter une dépense superflue non nécessaire.

Si, en revanche, vous devez absolument louer des locaux d’exploitation pour l’exercice de votre activité, c’est différent. Là aussi, vous pouvez décider de fixer le domicile juridique de votre entreprise dans les locaux en question (c’est le fameux “siège-établissement principal” dont nous avons déjà parlé). 

Si vous choisissez cette option, renseignez-vous bien avant. Il existe des règles strictes qui encadrent cette pratique, et qui s’appliquent au niveau local dans un certain nombre de départements. Si vous êtes intéressés par cette solution, nous vous invitons à vous rapprocher des institutions locales compétentes.

Domicilier son entreprise via une société de domiciliation commerciale

Si vous ne voulez pas domicilier votre entreprise à votre domicile personnel, que vous ne voulez pas non plus louer de local car vous n’en avez pas besoin, ou bien encore que votre local d’exploitation ne peut pas, pour une raison ou pour une autre, vous servir de siège social, alors il existe des solutions alternatives.

Certaines sociétés font de la domiciliation d’entreprise leur spécialité. 

Ces sociétés de domiciliation commerciale proposent comme service de fournir des adresses administratives aux entreprises. C’est une solution qui est la plupart du temps très accessible financièrement.

Généralement, ces sociétés proposent de domicilier votre entreprise à des adresses qui, selon votre domaine d’activité, peuvent être avantageuses, voire prestigieuses - et tout cela à moindre coût. En effet, l’adresse de votre siège social, qui apparaît sur tous vos documents officiels, peut largement contribuer à l’image globale de votre entreprise auprès de potentiels collaborateurs. L’adresse de votre siège social peut représenter un véritable argument marketing.

Certaines de ces sociétés de domiciliation commerciale proposent également des services de gestion qui peuvent s’avérer être des points positifs. Par exemple, elles peuvent parfois proposer de prendre en charge la gestion du courrier, ou encore proposer un service de secrétariat. 

Domicilier son entreprise dans une pépinière d’entreprises

Une autre solution intéressante : si vous rejoignez une pépinière d’entreprises, vous pouvez fixer l’adresse juridique de votre entreprise à l’adresse de la pépinière à laquelle vous appartenez.

Bien sûr, cette solution ne convient pas à tout le monde. Les pépinières d’entreprises visent un public de jeunes entreprises en herbe qui ont besoin d’un environnement sécurisé pour se développer.

Si toutefois vous êtes concernés par ce cas de figure, sachez que vous pouvez demander à domicilier votre entreprise dans les locaux de votre pépinière. Parlez-en directement avec le service concerné.

Vous savez maintenant quelles sont les options qui s’offrent à vous en matière de siège social. Vous savez également qu’il ne faut pas nécessairement que l’adresse du siège social soit la même que celle de vos locaux. Mais cela n’empêche pas que le choix des locaux est un choix très stratégique en lui-même.

Comment bien choisir ses locaux ? 

Vos locaux seront à la fois le lieu où vous travaillerez et le lieu où vous recevrez vos clients. Votre commerce doit être accessible, visible, abordable, et adapté à tout ce que vous souhaitez en faire.

Pour vous aider à faire votre choix, voici les 7 critères essentiels à considérer avant de choisir un local d’exploitation pour votre entreprise.

L’emplacement 

Votre local doit être positionné de manière stratégique. Il doit être assez visible et facile d’accès.

La taille du local

Votre local doit être assez grand pour que vous puissiez y exercer votre activité. Il ne doit pas non plus être trop grand, pour vous éviter de payer un loyer plus élevé que nécessaire. La surface au sol compte donc parmi les critères à prendre en compte.

Le prix du loyer

Bien sûr, louer un local représente un coût. Il s’agit même de l’un des coûts les plus importants dans la comptabilité d’une entreprise. Il s’agit donc de fixer un budget auquel vous pourrez vous tenir.

La configuration du local

Si la surface du local est importante, sa configuration l’est également. En fonction de ce que vous voulez en faire, l’agencement de potentielles différentes pièces, l’exposition, la présence de potentiels étages… Tout cela doit être pris en compte pour vous permettre d’aménager les locaux de manière adéquate.

L’état du local

Le local que vous louez sera dans tous les cas un coût à prendre en compte. Imaginez si en plus, vous devez faire des travaux et des réparations ? Il vaut mieux éviter ce genre d’embêtements, et pour cela, nous ne pouvons que vous conseiller de choisir un local en bon état général. Vérifiez notamment l’état des sols, l’humidité, le système électrique et l’isolation.

Les activités autorisées dans le local

Certains propriétaires ne permettent pas n’importe quelle activité dans les locaux qu’ils louent. Si vous devez exercer une activité pour lesquelles vous savez qu’il existe des restrictions, parlez-en d’abord au propriétaire du local en amont.

Le quartier et les potentiels changements à venir

Peut-être que vous avez trouvé le local parfait, en parfait état, avec un emplacement parfait. Mais ce serait trop dommage de signer le contrat et de lancer votre activité pour vous rendre compte, seulement quelques semaines ou quelques mois après, que la rue entière est bouchée par des travaux, ou encore que la construction d’un immeuble en vis-à-vis rend votre enseigne invisible.

Renseignez-vous sur les aménagements prévus dans la rue et le quartier du local.

Maintenant, vous avez toutes les clés en main pour choisir convenablement vos locaux et votre siège social. Nous vous souhaitons bonne chance dans le lancement de votre entreprise !