Guide complet : Comment classer efficacement vos documents comptables

📂 Les pièces comptables à classer

Voici qu'elles sont les pièces comptables que vous devez généralement classer :

• Factures d’achats et de ventes
• Relevés bancaires et justificatifs d’opérations bancaires
• Bulletins de paie, charges sociales et déclarations annuelles
• Déclarations fiscales.

Découvrez également notre guide sur Comment classer efficacement ses factures ?

💡 Pourquoi est-ce important ?

Classer vos pièces comptables contribue à une gestion optimale de votre entreprise et réduit le risque de vous perdre dans vos comptes. Cela vous fait gagner du temps, en vous permettant, par exemple, de retrouver rapidement une facture fournisseur ou client.

📁 Le format des justificatifs comptables à classer

Vous avez deux options pour organiser vos documents comptables :

1. Format papier 🗂
   Utilisez des classeurs, classés par type de journal comptable (achat, vente, banque, etc.), pour archiver vos documents.
2. Format dématérialisé 💻
   Numérisez vos pièces et stockez-les sur des espaces sécurisés, tels que des disques durs externes ou des logiciels de gestion comme Sinao.
   

🗂️ La méthode de classement des documents comptables

Pour un classement efficace de vos documents comptables, il est essentiel de pouvoir retrouver facilement un justificatif grâce au numéro qui lui a été attribué en comptabilité.

Selon la périodicité et les caractéristiques de votre entreprise, différentes méthodes de classement peuvent être envisagées. Parmi elles, la ventilation est la plus courante. Elle consiste à classer vos pièces comptables par nature, dans des classeurs distincts :

• 🧾 Factures d’achats : Classeur « Achat »
• 💸 Factures de ventes : Classeur « Ventes »
• 🏦 Relevés bancaires : Classeur « Banque »
• 💰 Brouillards de caisse : Classeur « Caisse »
• 💼 Journaux de paie et bordereaux de charges sociales : Classeur « Paie »
• 📑 Déclaration de TVA : Classeur « TVA ».
  

🗃️ Comment classer ses documents comptables ?

Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises se tournent vers l'archivage numérique. Selon une étude récente, 86% des entreprises françaises envisagent d'adopter l'archivage numérique à valeur probante, attirées par ses nombreux avantages : sécurité renforcée, facilité d'accès, et centralisation des documents dans un centre de stockage conforme aux normes.

La dématérialisation, c'est bien plus qu'une tendance. C'est devenu un passage obligé pour optimiser les méthodes de travail de toute entreprise. Il est crucial d'intégrer cette pratique dans tous les processus, de la gestion comptable à la gestion des achats, en passant par les notes de frais.

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💡 Vous vous intéressez à la facturation électronique ? Découvrez comment tester efficacement ce mode de facturation pour votre entreprise dans notre article dédié : Comment tester la facturation électronique ?. Ce guide vous accompagne pas à pas pour une transition réussie vers la dématérialisation de vos factures.