A partir du moment où une entreprise est concernée par la comptabilité, elle est concernée par le défi de l’organisation comptable. Même lorsqu’un entrepreneur décide de déléguer la plus grosse partie des tâches de comptabilité à un expert-comptable extérieur à l’entreprise, il lui revient de gérer ses informations comptables.
Certains entrepreneurs, eux, gèrent seuls la totalité de leur comptabilité. Pour eux, il est d’autant plus important de savoir s’organiser correctement pour simplifier ce travail de gestion.
Voici donc quelques conseils que nous jugeons essentiels, pour vous permettre, vous, entrepreneurs, de gérer votre comptabilité plus facilement.
Vous devez absolument classer rigoureusement vos documents, pour gagner du temps et éviter les moments de panique.
Ce conseil s’applique tant aux entrepreneurs qui gèrent eux-mêmes leur comptabilité, qu’à ceux qui doivent fournir à leur expert-comptable des documents essentiels.
Pour un classement efficace, vous pouvez organiser des dossiers sur le support que vous préférez : des classeurs ou des fichiers numériques.
Pour le classement interne des dossiers, on trie généralement les factures d’achat par ordre chronologique, et les factures de vente par client, puis par numéro de facture.
Pour ne pas laisser s’entasser les factures, il faut les trier dès leur réception.
Une comptabilité bien gérée, c’est aussi un calendrier des échéances comptables et fiscales tenu à jour.
Pour ne rater aucune échéance et respecter les délais impartis, vous devez faire un point sur toutes vos obligations - quitte à les déléguer à un expert-comptable.
Vous devez connaître la limite de vos déclarations obligatoires, et leur date limite de dépôt. Ainsi, vous pourrez établir un calendrier avec toutes les dates butoirs, et rester dans les clous toute l’année.
Si vous faites partie des entrepreneurs qui ont pris la décision de gérer eux-mêmes toute leur comptabilité, vous avez probablement recours à un logiciel de comptabilité.
Il va de soi que pour une comptabilité bien gérée, vous devez connaître votre logiciel, le paramétrer correctement, et savoir l’utiliser.
Le logiciel choisi doit répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Vous devez également vous sentir à l’aise avec son utilisation, pour éviter les erreurs en tout genre.
Vous devez impérativement vérifier que votre logiciel est correctement paramétré, et ceci en vérifiant consciencieusement les informations fournies, la configuration des profils d’utilisateurs, et en mettant en place des sauvegardes automatiques.
Votre comptabilité doit être automatisée autant que possible. Cela vous permettra non seulement de gagner du temps, mais également de limiter les erreurs de saisie et les oublis.
La définition même de la comptabilité contient la notion d’actualisation quotidienne. Pour ne pas prendre de retard, perdre du temps et créer des noeuds dans votre organisation, il est impératif de garder votre comptabilité à jour.
Faites des mises à jour régulières de votre comptabilité en classant vos documents dès leur réception.
L’erreur la plus fréquente, et également la plus dangereuse, est de s’occuper de sa comptabilité une fois l’an, pour rendre les comptes annuels. C’est la meilleure façon de faire des erreurs : n’attendez pas la fin de l’année !
Un suivi quotidien de votre comptabilité est sans aucun doute la clé de l’organisation. C’est ainsi que vous pourrez gérer votre comptabilité facilement.
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