Entrepreneurs : comment numéroter ses factures ?

Certaines entreprises sont tenues d’établir des factures. Le processus de facturation est soumis à de nombreuses règles. La numérotation des factures ne fait pas exception : il faut qu’une entreprise numérote ses factures dans un certain ordre, et selon certaines conditions.

Ces conditions sont principalement instituées par le Code Général des Impôts et le Code de Commerce.

Pour vous aider à numéroter vos factures comme il se doit, voici tout ce qu’il y a à savoir.

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Numéroter ses factures dans les règles

En matière de numérotation des factures, il y a une règle simple qui engendre toutes les autres : une facture doit impérativement être dotée d’un numéro unique, qui l’inscrit dans une série chronologique et continue. De ce fait, il découle plusieurs conséquences :

• Le numéro de la facture doit impérativement apparaître sur la facture, c’est une mention obligatoire. Lorsque la facture s’étend sur plusieurs pages, même si elles sont rattachées les unes aux autres, le numéro de facture doit apparaître sur chacune des pages ;
• Il ne doit pas y avoir de trou, de rupture, ni de doublon dans la série de numéros ;
• Les numéros de factures doivent se suivre dans le temps en fonction de l’ordre de l’émission des factures.
  

Selon certaines conditions, notamment lorsque l’entreprise a plusieurs activités, il est possible qu’elle établisse plusieurs séries distinctes de factures. Chaque série peut alors avoir son propre système de numérotation, et chaque nouvelle facture vient prendre le numéro suivant de la série à laquelle elle correspond.

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Les erreurs à ne pas commettre quand on numérote ses factures

Il y a certaines erreurs à ne pas commettre en matière de numérotation :

• Ne pas éditer deux factures avec le même numéro ;
• Ne pas laisser de trous dans la série de numéros ;
• Ne pas réutiliser le numéro d’une facture qui a été détruite ;
• Ne pas briser l’ordre chronologique de l’émission des factures ;
• Ne pas antidater de factures.

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Les différentes façons de numéroter ses factures

Le choix du processus de numérotation des factures revient à l’entreprise. Plusieurs façons de procéder sont possibles :

• Une séquence simple : 001, 002, 003…
• Un préfixe temporel, c’est-à-dire l’indication de l’année, ou de l’année et du mois, suivi d’une séquence de numéros : 2020-001, 2020-002… ou 2020-05-001, 2020-05-002…
• Un préfixe particulier dans les cas où l’entreprise aurait plusieurs catégories de factures distinctes : D-001, D-002…
• Un préfixe particulier dans les cas où la distinction entre les séries se fait relativement au lieu (une entreprise avec plusieurs établissements) : ETAB08-001, ETAB08-002…
  

La réinitialisation des séries doit se faire une fois par an. Techniquement, il est légal de réinitialiser les séries une fois par mois, mais c’est vivement déconseillé : l’administration fiscale pourrait le voir d’un mauvais oeil. 

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Se tourner vers une numérotation automatique de ses factures

Pour minimiser le risque d’erreur et se simplifier la tâche, il est évidemment recommandé d’avoir recours à un système de numérotation automatique pour ses factures.

Pour cela, une entreprise doit s’équiper d’un logiciel de gestion des factures.

Le logiciel de comptabilité Sinao propose un système de numérotation des factures optimisé. Il est possible de paramétrer sa numérotation au préalable, afin de la personnaliser en fonction du choix de l’entrepreneur. Une fois les informations saisies, la numérotation se fait automatiquement lors de l’édition des factures.

Mentionner les numéros de facture lors de la saisie comptable

Au moment de la saisie comptable, le numéro de facture fait partie des informations indispensables qui doivent impérativement apparaître.

C’est grâce au numéro de facture que l’on pourra facilement retrouver une pièce justificative, par exemple.