Les livres comptables sont des registres obligatoires où sont enregistrées toutes les opérations financières d'une entreprise, permettant de suivre sa situation financière et d'assurer la transparence de sa gestion comptable.
Pour tenir sa comptabilité, une entreprise a des obligations. Parmi ces obligations, on retrouve des livres, que l’on appelle les livres comptables. Selon certaines conditions, la tenue de ces livres comptables est obligatoire pour toute personne physique ou morale ayant le statut de commerçant. Ces livres comptables ont pour fonction de tenir à jour des informations essentielles pour la bonne tenue de la comptabilité quotidienne de l’entreprise. Les trois livres comptables obligatoires sont le Grand livre, le Livre journal et le Livre d’inventaire.
La tenue des trois livres comptables est une obligation incontournable pour les commerçants. Cependant, il existe deux exceptions à cette règle :
Ces deux statuts fiscaux sont conçus pour simplifier au maximum les tâches de comptabilité, ce qui explique pourquoi ils ne sont pas soumis à l’obligation de tenir ces livres comptables.
Dans tous les autres cas, un commerçant doit tenir de manière régulière et précise un Grand Livre, un Livre-Journal et un Livre d’Inventaire. Ne pas respecter cette obligation peut entraîner des sanctions.
Le livre-journal, l’un des trois livres comptables obligatoires, enregistre chronologiquement toutes les recettes et dépenses de l’entreprise pendant un exercice comptable. Il offre une vue d’ensemble des mouvements financiers, aidant à détecter d'éventuels déséquilibres et à ajuster les budgets. Une fois l’exercice clôturé, le livre-journal doit être conservé au moins 10 ans, comme l'exige la loi, pour être présenté en cas d'inspection.
Le livre-journal doit être organisé sous forme de tableau avec des colonnes claires et bien définies. Ces colonnes doivent contenir les informations suivantes :
Mettez les lignes du tableau les unes en dessous des autres par ordre chronologique uniquement. Ainsi, cette trace écrite permettra de retrouver facilement le justificatif qui correspond à la dépense. L’exemple est ici celui d’une dépense, mais cela fonctionne de la même manière pour les recettes.
💡 Astuce pratique : Divisez le livre-journal !
Si vous trouvez cela plus intuitif et mieux adapté à vos besoins, vous pouvez opter pour une division du livre-journal en plusieurs journaux spécifiques :
Pourquoi adopter cette méthode ?
Cette approche permet de simplifier et raccourcir les documents produits, tout en regroupant les opérations par type, rendant leur gestion plus fluide. C'est une méthode couramment utilisée par les entreprises pour gagner en efficacité et en clarté.
Attention : si vous choisissez d’utiliser des livres journaux auxiliaires, il faut aussi tenir un gros livre-journal à côté. Les livres auxiliaires ont uniquement une valeur pratique, mais ne remplacent pas le livre comptable obligatoire.
Le grand livre est un document essentiel en comptabilité, où sont répertoriés tous les comptes comptables utilisés par l’entreprise au cours d’un exercice comptable. Il permet de détailler chaque transaction financière et de suivre l’évolution des soldes de chaque compte.
🔍 Quelles différences avec le livre-journal ?
Bien que le grand livre et le livre-journal contiennent les mêmes informations, leur présentation diffère.
Le grand livre permet au chef d’entreprise de garder un œil attentif sur chaque compte individuel. Cela est particulièrement utile pour les entreprises disposant de plusieurs comptes dédiés à différentes activités. Le grand livre offre :
À la fin de l’exercice comptable, le grand livre affiche le solde final pour chaque compte, permettant d’évaluer la situation financière de l’entreprise. Comme le livre-journal, il doit être conservé pendant 10 ans pour pouvoir être présenté à l’inspecteur des impôts ou du travail en cas de contrôle.
Le grand livre se présente sous la forme d’un tableau simple mais crucial pour la comptabilité de l’entreprise. Ce tableau comporte deux colonnes principales :
Le grand livre enregistre toutes les informations relatives aux opérations comptables réalisées par l’entreprise, couvrant tous les comptes. Les opérations sont reportées chronologiquement et régulièrement en suivant une nomenclature précise.
Chaque fois qu'une opération est enregistrée, le tableau doit inclure :
Le grand livre peut être accompagné de grands livres auxiliaires. Ces derniers permettent de gérer les opérations par catégorie de compte. Voici comment cela fonctionne :
Il est courant pour les chefs d’entreprise de ne remplir que les livres auxiliaires au quotidien. Toutefois, il est obligatoire de centraliser toutes les données des livres auxiliaires dans le grand livre général au moins une fois par mois.
Le livre d’inventaire est le troisième livre comptable. Bien que sa tenue constante ne soit plus obligatoire depuis 2016, il reste fortement recommandé pour une gestion optimale des stocks et des finances de l’entreprise.
Même si le livre d'inventaire n'est plus une obligation légale, il est toujours nécessaire de réaliser un inventaire des stocks une fois par an. Tenir ce livre tout au long de l'année présente plusieurs avantages :
Le livre d'inventaire doit inclure :
Pour une organisation optimale, il est recommandé de suivre le modèle des deux autres livres comptables (livre-journal et grand livre) et de structurer le livre d'inventaire sous forme de tableau. Ce tableau doit être proprement tenu et régulièrement mis à jour pour refléter fidèlement la situation de l’entreprise.
Lorsqu'il s'agit de tenir vos livres comptables (livre-journal, grand livre, et livre d’inventaire), vous avez deux options principales : la méthode traditionnelle manuscrite ou la méthode numérique. Chaque option présente des avantages et des inconvénients à prendre en compte.
Avantages
Inconvénients
Pour tenir vos livres comptables à jour automatiquement : Sinao est un logiciel en ligne connecté à votre expert comptable, vous permettant de télécharger vos livres à tout moment.
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Au final, la décision de choisir entre la méthode manuscrite ou numérique dépend du confort et des besoins spécifiques de votre équipe. Le chef d'entreprise doit déterminer quelle méthode est la plus adaptée pour son fonctionnement interne.
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