Quelles sont les règles à respecter pour faire une facture ?

Sur quel support doit-on faire une facture ?

Il est possible de réaliser ses factures sur différents supports. Les règles formelles doivent être adaptées d’un support à l’autre.

Les factures format papier

Voilà le format de facture le plus classique, et encore beaucoup utilisé. Lorsque l’on opte pour une facture au format papier, il ne faut pas oublier d’en remplir deux exemplaires : le premier doit être conservé par l’émetteur, et le second remis au client.

Les factures dématérialisées

Les factures électroniques tendent à se démocratiser, mais ne peuvent être mises en place que sous certaines conditions.

• Le client doit accepter de recevoir une facture électronique.
• Le vendeur doit être certifié par un prestataire de service en certification, afin d’être autorisé à utiliser la facture électronique. Le certificat doit être joint à la facture électronique lorsqu’elle est envoyée au client.
• Le vendeur doit avoir une signature électronique.

Il y a plusieurs types de dématérialisation de la facture. On peut parler de facture électronique, ou digitale.

La facture peut-être envoyée par mail ou sous format PDF. Elle peut aussi être envoyée via un système dédié : l’échange de données informatisé (EDI). C’est l’étape la plus poussée de la dématérialisation.

Quand doit-on faire une facture ?

S’il s’agit d’une vente de biens, la facture doit être obligatoirement émise au moment de la livraison du bien. Si le bien est retiré directement sur place, la facture doit être émise au moment de la vente.

S’il s’agit d’une prestation de service, la facture doit être émise à la fin de l’exécution du service.

Lorsqu’il s’agit de livraisons régulières, il est possible de faire ce que l’on appelle des factures périodiques. Il s’agit de factures qui regroupent plusieurs livraisons, pour éviter de multiplier les factures (par exemple, une par semaine, ou une par mois, selon les conditions).

Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

Qu’il s’agisse d’un livraison de bien ou d’une prestation de service, à partir du moment où l’acheteur doit verser un acompte avant d’être livré, le vendeur doit émettre une facture d’acompte.

La facture doit bien entendu préciser clairement qu’il s’agit d’un acompte avant livraison.

Quel outil utiliser pour faire ses factures ?

Il y a plusieurs moyens d’établir une facture.

• Une facture manuelle. Cette solution convient uniquement aux petites entreprises, puisque cela prend plus de temps qu’une solution plus automatisée ;
• Une facture faite par le moyen d’un tableur, ou d’un éditeur de texte ;
• Une facture établie par une application professionnelle spécialisée.

Cette dernière solution est la plus adaptée à tous les types d’entreprises. Cette application peut être reliée à l’application qu’utilise l’entreprise pour sa comptabilité, afin de faciliter et d’automatiser au maximum toutes les démarches de comptabilité. 

L’application Sinao propose justement cette fonctionnalité. Elle a également l’avantage non négligeable de proposer un format de facture pré-établi. Ce modèle contient par avance toutes les mentions légales obligatoires.

Il suffit simplement à l’utilisateur de Sinao de remplir les factures avec les informations spécifiques à chaque commande. 

Il s’agit d’une part d’un gain de temps extrêmement commode, et d’autre part, d’une sécurité supplémentaire qui permet de respecter les normes légales et de minimiser les erreurs et les oublis.