Même si les associations à but non lucratif, par définition, ne cherchent pas à gagner de l’argent, il n’en demeure pas moins qu’elles en ont besoin. Tout comme n’importe quelle autre entreprise, une association a besoin d’outils pour aider à la gestion de ses ressources et l’établissement de ses budgets. Tout en haut de la liste de ces outils, bien sûr, nous retrouvons le logiciel de comptabilité.
Pour le bon fonctionnement d’une association, la comptabilité est une activité essentielle. La bonne gestion de la comptabilité peut être la clé qui permettra à votre association de perdurer. Les entrées et sorties d’argent, les contrats, les dons ou encore les sponsorisations sont des éléments qui doivent être pris en compte dans toutes les démarches d’une association, afin de pouvoir mettre en place des projets, des actions, des initiatives sans mettre en péril la pérennité de l’association.
Les associations loi 1901 sont des associations à but non-lucratif, ce qui signifie que le but de leur existence n’est pas de générer du profit. En revanche, pour pouvoir mettre en place des projets et des actions, quelles qu’elles soient, il est nécessaire d’avoir les fonds nécessaires. Les fonds d’une association doivent être gérés avec beaucoup d’intelligence et de précision.
Même les associations loi 1901 sont sous l’obligation légale de tenir une comptabilité, car à partir du moment où il y a de l’argent, il doit y avoir une trace précise des activités financées par cet argent, comme pour n’importe quelle entreprise, pour éviter les fraudes fiscales et les potentielles activités illicites.
C’est alors qu’entre en ligne de compte la question qui nous intéresse : quel outil est le plus adapté pour tenir la comptabilité d’une association ? Les logiciels de comptabilité classiques sont-ils adaptés à la gestion comptable d’une association, avec toutes les particularités que cela implique ?
Sur le principe, il n’y a rien de mieux qu’un logiciel de comptabilité complet et adapté aux besoins de votre entreprise ou de votre association pour tenir une comptabilité professionnelle.
Que vous soyez dirigeant d’une entreprise ou d’une association, il est important de se poser la question du support de la comptabilité. Vous pouvez opter pour le bon vieux cahier avec un tableau à remplir à la main. Vous pouvez également créer vos propres tableaux digitaux sur des logiciels comme Excel ou Google Sheets par exemple. Ou alors, vous pouvez opter pour un logiciel pour professionnels, adapté à vos besoins.
Il existe une longue liste d’avantages à opter pour un logiciel de comptabilité, et ces avantages concernent aussi bien les associations que les autres entreprises.
L’avantage principal qu’offre le logiciel de comptabilité est le gain de temps. Les tâches répétitives, peu intéressantes et pourtant obligatoires qui concernent la comptabilité sont automatisées par le logiciel, qui s’en charge à votre place. Il suffira de programmer une première fois le logiciel comme vous le souhaitez, puis de lui demander ce que vous souhaitez à chaque utilisation. Fini, de remplir à la main chaque ligne de compte !
La plupart des logiciels de comptabilité sont des logiciels très complets, sur lesquels vous pouvez retrouver la comptabilité quotidienne de votre association, mais également vos tableaux prévisionnels, les fiches contenant toutes les informations relatives à vos partenaires, les devis et factures, le salaire de vos employés le cas échéant… Plus besoin de consacrer du temps, de l’énergie et de l’espace à l’organisation de vos documents : ils sont tous au même endroit !
Dans une association, on travaille souvent de manière bénévole, et souvent à temps partiel en parallèle d’une autre activité. Le travail d’équipe est donc le fondement même d’une association (n’est-ce pas d’ailleurs ce que le mot signifie ?). Si vous optez pour un logiciel de comptabilité en ligne, les accès peuvent être confiés à n’importe quel membre de votre équipe, afin de répartir les tâches et de mettre en commun plus facilement les informations relatives à la comptabilité de l’association.
Pour être crédible auprès de vos partenaires et de vos potentiels futurs partenaires, il est essentiel de soigner l’édition des documents (contrats, factures, devis…). Choisissez un logiciel de comptabilité qui propose les fonctionnalités d’édition de documents, et proposez des documents d’aspect moderne et professionnel.
Le bon vieux cahier dont nous parlions plus tôt a ses avantages et son charme ; toutefois, on ne va pas se mentir, il est facile de faire des erreurs lorsqu’on fait tous les calculs à la main. De même, il est aisé de se tromper d’un chiffre, de sauter une ligne ou d’oublier une information importante. Avec le logiciel, ce genre d’erreurs et d'imprécisions n’existe plus. De même, les logiciels sont généralement mis à jour assez régulièrement, ce qui permet de toujours rester en phase avec les évolutions des législations (mentions légales obligatoires sur les documents, etc…).
Avoir recours à un bon logiciel de comptabilité est donc toujours une bonne idée, et ne peut que représenter une plus-value pour votre association. Toutefois, nous savons ce que vous vous dites : il existe des différences fondamentales dans la gestion de la comptabilité d’une entreprise qui cherche le profit et dans celle d’une association. Est-ce que les logiciels sont adaptés pour prendre en compte ces différences ?
Choisir son logiciel de comptabilité est une étape importante, surtout pour une association. Il y a plusieurs facteurs à prendre en compte.
Une association doit rechercher au minimum les fonctionnalités suivantes dans son logiciel de comptabilité :
En plus de ces fonctionnalités de base, si votre association est assez importante, ou a d’autres besoins pour une raison ou une autre, vous pourrez avoir besoin de fonctionnalités un peu plus poussées.
La gestion des adhésions et des dons est une activité qui concerne tout particulièrement les associations. En tant qu’association, vous pourrez trouver un confort certain dans un logiciel conçu spécialement à votre bénéfice, qui prend en compte cet aspect-là de la comptabilité associative.
Il existe en effet des logiciels de comptabilité conçus dans le but de satisfaire aux besoins des associations. Ces logiciels permettent d’intégrer à votre gestion comptable les entrées d’argent provenant de dons ou des cotisations de vos adhérents. Si votre association accepte les paiements en ligne, ces outils permettent notamment de connecter directement les nouveaux dons et nouvelles adhésions à votre logiciel, afin de vous épargner la corvée de la saisie manuelle.
Un bon logiciel de comptabilité pour association doit pouvoir vous laisser la possibilité de choisir entre comptabilité de trésorerie (plus adaptée aux petites associations) et la comptabilité d’engagement (plus efficace pour les bilans prévisionnels). Si vous souhaitez mieux comprendre la différence entre comptabilité d’engagement et comptabilité de trésorerie, nous vous invitons à lire notre article à ce sujet.
En fonction de la forme de votre association et de son importance financière, vous pouvez être assujettis à la TVA. Cela concerne les associations qui ont une activité commerciale, ou encore les associations qui génèrent des recettes globales supérieures à 62 250€. Si votre association est concernée, alors cela signifie que vous devez reverser un pourcentage de vos recettes à l’Etat sous la forme de la TVA. Un bon logiciel peut vous aider à calculer les taux et à établir vos déclarations de TVA. Cela peut grandement vous faciliter la vie, étant donné que le calcul de la TVA et l’édition de ce genre de document peuvent être compliqués !
L’un des intérêts d’un logiciel de comptabilité est le rapprochement bancaire, qui peut être un gain de temps significatif. Cela consiste en une manipulation qui permet de pointer vos écritures comptables vers les comptes associés. Grâce à certains outils, il est même possible de se connecter directement à un compte bancaire depuis le logiciel.
Même les associations ont parfois besoin de gestion commerciale : gestion de stocks, de devis et factures, de fiches clients ou fournisseurs… Si votre association est dans ce cas de figure, il sera alors nécessaire d’opter pour un logiciel de comptabilité qui propose ce genre de fonctionnalités.
Même lorsque l’on est équipé d’un très bon logiciel de comptabilité, on ne peut que conseiller à toute entreprise de s’entourer de professionnels de bons conseils. Or, lorsque l’on gère une association, il est rare que l’on ait les moyens de financer les services d’un expert-comptable. De plus, dans une association, les employés chargés de la gestion des tâches comptables ne sont généralement pas formés pour cela : c’est une tâche qui incombe essentiellement à des trésoriers bénévoles ou des secrétaires de gestion.
Pour cette raison, il est impératif de bien choisir un logiciel qui propose un accompagnement téléphonique ou par chat avec de véritables experts-comptables. Ce service d'assistance pourra, bien sûr, vous accompagner dans la prise en main de votre logiciel et la découverte de ses diverses fonctionnalités, mais également vous apporter des conseils avisés dans vos diverses prises de décision. Cette assistance représente un atout majeur, et doit être prise en compte au moment de la recherche de votre logiciel de comptabilité.
Il s’agit là en effet d’un aspect auquel on ne pense pas forcément lorsque l’on s’équipe d’un logiciel, et pourtant, il est impératif d’y songer, car le moment viendra forcément où votre association sera confrontée au besoin de s’entretenir avec un professionnel.
Encore une fois, comme nous l’avons déjà signalé à plusieurs reprises, une association court après son argent, qu’elle injecte en quasi-totalité dans la mise en place de ses projets. La comptabilité fait partie de ces domaines sur lesquels une association peut être tentée de faire des économies en utilisant uniquement des outils gratuits.
Bonne nouvelle pour les associations économes : il existe un certain nombre de logiciels de comptabilité qui proposent une version gratuite ! Bien souvent, ces versions gratuites sont celles qui proposent un minimum de fonctionnalités. Si les fonctionnalités de base que nous avons signalées plus haut vous suffisent, alors vous n’aurez aucun problème à trouver votre bonheur.
Toutefois, même si un abonnement à un logiciel avec des fonctionnalités plus avancées peut représenter un coût, cela peut être véritablement rentable en temps, en énergie et en argent. Prévoir un budget de quelques dizaines d’euros par mois alloué au logiciel comptable peut être une bonne idée, à laquelle il faut réfléchir en équipe, en pesant le pour et le contre.
Par exemple, la possibilité d’accéder à tes conseils par téléphone ou par chat reste une plus-value extrêmement importante, qui vaut bien une petite extension du budget comptabilité !
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