La facturation récurrente est devenue un élément essentiel de la gestion financière moderne pour de nombreuses entreprises y compris les petites entreprises. Cette méthode de facturation automatique offre une multitude d'avantages, notamment une diminution voire une annulation complète de la charge administrative, une gestion simplifiée voire complètement des paiements. Le tout aux bénéfices de l’entreprise qui facture (gain de temps et amélioration de la trésorerie) comme du client (expérience simple et fiable). Cependant, pour en tirer le meilleur parti, il est crucial de comprendre comment gérer efficacement ce processus. Dans cet article, nous commencerons par explorer cette facturation récurrente et les avantages qu’elle représente. Nous poursuivrons ensuite sur des conseils pratiques pour simplifier votre processus de facturation : le choix des bons outils, la programmation appliquée de ces outils, le suivi du processus de facturation récurrente et le potentiel existant d’automatisation complète du processus jusqu’à l’automatisation de la comptabilité
La facturation récurrente est un modèle de facturation dans lequel les clients sont facturés automatiquement à intervalles réguliers pour des produits ou des services qu'ils utilisent de manière continue. Plutôt que de facturer chaque client individuellement, du fait de la connaissance des montants et des échéances, la facturation récurrente permet aux entreprises de mettre en place la production automatique des factures, des paiements automatiques.
Ce modèle est largement utilisé dans une variété de secteurs, notamment les logiciels en tant que service (SaaS), les abonnements divers, les services de streaming, les abonnements mensuels de type maintenance, le leasing, un plan de formation annuel ou encore les interventions récurrentes dans le secteur des services à la personne (livraison de repas à domicile, entretien de la pelouse, garde d’enfants, soutien scolaire).
En s’épargnant de facturer à chaque échéance, les entreprises (grandes comme petites et même indépendantes) peuvent :
Côté “clients” : la facturation récurrente favorise une Meilleure Expérience Client. En effet, les clients apprécient la simplicité de la facturation récurrente, car elle leur évite d'avoir à se souvenir de payer chaque facture individuelle ou de demander la facture qui pourrait ne pas leur être parvenue (impossible avec les automatismes de la facture récurrente !).
Investir dans une plateforme (ou logiciel) de facturation récurrente robuste et intuitive est essentiel pour simplifier le processus de facturation. Pour choisir le meilleur outil pour votre contexte, nous vous conseillons d’abord d’évaluer le besoin de votre entreprise (nombre de clients concernés, fréquence de facturation, …). Ensuite de vérifier que cette plateforme (ou logiciel de facturation récurrente) dispose des fonctionnalités clés comme :
Au-delà des fonctionnalités, nous vous conseillons de vérifier que la plupart des fonctionnalités pourront être utilisées sans nécessiter d'intervention humaine.
Autrement dit, une fois votre modèle de facture par client configuré, ce dernier s’enverra automatiquement à votre client avec un numéro de facture dédié.
Qui dit automatisation de la production et l’envoi de factures dit nécessité de bien programmer vos modèles pour chacun de vos clients ! Dites-vous que ce sera la seule étape de saisie que vous rencontrerez dans votre utilisation d’un logiciel de facturation récurrente. La plupart des logiciels optimisés pour la facturation récurrente (Sinao, Sellsy, …) présente une moyenne de configuration par factures de 3-5 minutes maximum !
Voici un mémo utile à suivre pour bien programmer votre génération automatique de factures d’abonnements ou de contrats de maintenance ou de services :
Remarque : il est normal de ne pas avoir à se préoccuper de la date d’écriture et du numéro de factures. En effet, ceux-ci se génèreront automatiquement de façon chronologique et incrémental selon votre chaîne de numéros lorsque vos factures se seront générées automatiquement (point à vérifier avec l’éditeur de logiciel de facturation choisi).
La facturation récurrente est certes automatique, elle ne veut pas dire qu’il ne faut pas faire un suivi pointu et régulier. Notre rappel : pour que ce suivi soit performant et efficace, il ne faut pas avoir à construire un tableur de suivi extérieur à votre logiciel. Celui-ci doit être intégré au logiciel de facturation automatique choisi.
Nous vous conseillons de transférer le gain de temps obtenu avec la facturation automatique sur la vérification du bon fonctionnement de vos factures automatiques, l’accompagnement clients et l’analyse des chiffres (CA et délai de paiement). Le type de tâches récurrentes que nous vous conseillons de suivre à intervalles réguliers est :
L’automatisation de l’édition et l’envoi de vos factures récurrentes est primordial. Cependant, notre avis est qu’il est dommage de s’arrêter là ! Si la génération automatique de la facture à la bonne date, au bon montant, au bon client et au bon mail est intéressante, le paiement automatique l’est encore plus.
Plusieurs technologies peuvent assurer la mise en paiement automatique des factures récurrentes. Les plus utilisées sont : le prélèvement bancaire SEPA et le paiement par CB bancaire en ligne.
Cela signifie que, à l’envoi de la facture, s’ajoute l’envoi d’un lien de paiement ou l’accès à un lien de paiement CB sur un portail sécurisé. Le client n’a plus qu’à cliquer sur le lien pour payer sans autres démarches que renseigner son numéro de CB. Rappel : si cette solution de paiement automatique par CB retient votre attention, assurez-vous que le logiciel de facturation récurrente choisi la propose.
Option préférée des entreprises qui facturent de façon récurrente, le prélèvement SEPA est l’assurance d’être payé à chaque facture émise. En effet, votre client vous donne mandat pour le prélever. L’entreprise (qui facture l’abonnement ou le contrat récurrent) n’est alors dans l’attente d’aucune action de son client. Tout est dans les mains de l’entreprise : au moment de la production de la facture, comme le système de prélèvement SEPA est normé, vous pouvez automatiquement prélever votre client de la somme indiquée sur la facture éditée automatiquement.
Astuce : le prélèvement SEPA existe en mode groupé. Cela signifie qu’en optant pour cette méthode de prélèvement SEPA pour vos clients, vous allez pouvoir prélever tous vos clients de façon groupée en une seule action (fichier .xml SEPA groupé). Assurez-vous, de nouveau, que votre logiciel de facturation récurrente dispose de cette fonctionnalité.
L’automatisation du processus de facturation récurrente revient à automatiser la production du document (facture), l’envoi et la réception du paiement. C’est déjà un gain de temps important.
Sachez qu’il est également possible, selon la plateforme de facturation récurrente que vous choisirez, d’aller encore plus loin : l’automatisation de la comptabilité.
Sinao est un logiciel de gestion d’entreprise avec une orientation comptable et financière.
Le module de facturation récurrente est complet :
En plus de la gestion des ventes de services / abonnements / contrats récurrents automatisés, Sinao vous propose de connecter directement votre (ou vos) banque(s) au logiciel. Ainsi, en activant la fonctionnalité de rapprochement bancaire automatique, la plateforme de facturation récurrente Sinao justifie l’entrée bancaire (réception du paiement du client en CB en en prélèvement SEPA) par le document émis (la facture). Enfin, avec Sinao, les écritures comptables sont automatiquement produites et peuvent être récupérées en comptabilité par votre comptable.
Simplifier son processus de facturation récurrente n’est pas que l’affaire des grandes entreprises. Depuis une dizaine d’années, les petites entreprises disposent également de plateformes (ou logiciels) de facturation récurrente performants pour gérer efficacement ce processus de la facture à la comptabilité. En choisissant le bon logiciel de facturation récurrente qui vous permettra d’automatiser toutes ces tâches répétitives (factures, paiement, suivi, tableau de bord, comptabilité), vous pourrez positionner votre entreprise pour une croissance continue.
À chaque nouveau client qui achète un service récurrent : un modèle programmé seulement et le reste est automatisé.
Profitez d'une période d'essai de 15 jours sans engagement ni CB
