Un entrepreneur sera forcément à faire un choix : faut-il engager un expert-comptable pour la gestion de sa comptabilité ? Est-ce nécessaire ? Y a-t-il d’autres alternatives ? Est-il possible de gérer sa comptabilité soi-même ?
Autant de questions, qui, pour obtenir une réponse, nécessitent une présentation complète du métier d’expert-comptable.
Un expert-comptable est un professionnel, diplômé en comptabilité et gestion, et affilié à l’ordre des experts-comptables. Il est soumis à un code moral et à une éthique de travail validés et éprouvés par la communauté des experts-comptables.
Le rôle de l'expert-comptable est d'assurer la tenue et la surveillance de la comptabilité, de fournir des conseils financiers et fiscaux, et d'accompagner les entreprises dans la gestion et l'optimisation de leurs activités financières.
Il faut, pour saisir l’importance de la fonction d’expert-comptable, bien comprendre que la comptabilité n’est pas une part facultative du travail d’un entrepreneur, mais bel et bien une obligation légale.
Une entreprise se doit de garder une trace précise des entrées et sorties d’argent, à travers un livre des comptes dont la tenue doit répondre à certains critères légaux. Il est également obligatoire de fournir chaque année, auprès du Greffe du Tribunal, des comptes annuels (comprenant un bilan, un résultat de comptes et une annexe contenant tous les documents jugés utiles).
Ces comptes annuels doivent donc, pour pouvoir être rendus dans les conditions imposées par la Loi, pouvoir s’appuyer sur une comptabilité précise et bien tenue tout au long de l’année.
Il est également obligatoire de conserver toutes les factures d’achat et de vente d’une entreprise, qui doit être capable de les fournir à tout moment en cas de contrôle fiscal. Cela implique donc, de même que pour tout le reste, une organisation fonctionnelle et un système de classement des factures efficace.
Comme nous venons de le survoler, il apparaît que la comptabilité d’une entreprise nécessite beaucoup de rigueur et d’organisation. C’est pour cette raison que l’entrepreneur a recours à l’expert-comptable pour gérer à sa place tout ou partie de ces obligations comptables, qui peuvent être très chronophages.
La plupart du temps, l’expert-comptable est un prestataire extérieur à l’entreprise, travaillant dans un cabinet de comptabilité. Lorsqu’un entrepreneur fait le choix d’embaucher un expert-comptable, il se lie donc avec ce prestataire.
L’expert-comptable a un large éventail de qualifications, qui lui permettent de se charger d’un grand nombre de missions.
Selon une vue d’ensemble que nous avons résumée ici en quelques points, le métier d’expert-comptable est donc multi-faces. Mais au bout du compte, c’est bien l’entrepreneur qui tient les rênes de son entreprise.
Avoir recours à un expert-comptable n’est pas une obligation. Dans certains cas de figure, ce n’est pas non plus une nécessité. Le choix revient à l’entrepreneur : il peut tout à fait décider d’embaucher un expert-comptable, tout comme décider de ne pas en embaucher. Si l’entrepreneur décide de travailler avec un expert-comptable, c’est lui qui doit décider des tâches à attribuer à ce dernier. Le salaire versé par l’entrepreneur à l’expert-comptable sera donc déterminé en fonction de la charge de travail qui lui aura été attribuée.
Mais avant de prendre toutes ces décisions, l’entrepreneur doit bien connaître toutes ses options, et connaître les besoins de son entreprise en matière de comptabilité.
Il y a donc un certain nombre de critères à prendre en compte avant de décider si un expert-comptable doit être embauché par une entreprise.
En fonction de la configuration de l’entreprise, les besoins en matière de comptabilité ne sont pas les mêmes.
Pour pouvoir se passer d’embaucher un expert-comptable, il faut qu’au sein de l’entreprise, au moins une personne ait la possibilité de s’occuper de la comptabilité. Cette personne doit, d’une part, avoir les qualifications requises pour s’occuper de toutes les tâches de l’expert-comptable, et d’autre part, avoir le temps de gérer toutes ces tâches en plus de ses attributions habituelles.
Il est fréquent de voir des chefs d’entreprise, à la tête de petites structures, endosser toutes les fonctions administratives. Parfois, cela fonctionne, du moins pour un temps. Mais lorsque l’entrepreneur n’a pas les qualifications requises, il est rapidement confronté à des difficultés, ou même à des problèmes, qui auraient pu être évités avec l’aide d’un expert-comptable…
Lorsqu’une entreprise définit sa stratégie, elle va déterminer les domaines dans lesquelles elle compte investir ses forces. Si la comptabilité fait partie de ces domaines, elle consiste en une face importante de la vie de l’entreprise. Dans ce cas, il peut être stratégique de gérer la comptabilité en interne.
Nous reviendrons sur ce dernier point. Le premier, comme nous pouvons le deviner, concerne particulièrement les entreprises avec une charge en comptabilité importante - les TPE et PME ne sont pas concernées en premier lieu. Pour créer un service comptabilité, et embaucher un expert-comptable interne à l’entreprise, il faut que le budget alloué à la comptabilité par l’entreprise soit conséquent.
Pour embaucher un expert-comptable en interne, il faut que le budget alloué par l’entreprise à la comptabilité soit suffisant pour verser tous les mois un salaire à l’expert-comptable. On imaginerait donc que ce choix concerne les entreprises avec le plus gros budget comptabilité.
Or, il s’avère bien souvent qu’un prestataire extérieur qui gère toute la comptabilité d’une entreprise est plus coûteux qu’une embauche en interne. Il revient donc à l’entreprise de faire son choix correctement en analysant les différentes possibilité.
Dans les petites entreprises, et notamment celles où le budget est un problème, on préfèrera se passer complètement d’expert-comptable, et prendre en charge toutes les tâches de comptabilité soi-même.
Gérer sa comptabilité soi-même, dans son entreprise, c’est ce qu’on appelle l’internalisation de la comptabilité.
Comme nous l’avons expliqué, il est toujours préférable pour un entrepreneur qui décide de gérer lui-même sa comptabilité d’avoir des bases techniques et des connaissances suffisantes pour pouvoir s’en sortir sans se retrouver dans l’embarras face à des tâches plus compliquées.
Il existe néanmoins des solutions. L’entrepreneur qui ne souhaite pas dépenser trop d’argent dans l’embauche d’un expert-comptable et s’occuper lui-même de sa comptabilité malgré son manque de connaissance peut s’équiper d’un logiciel de comptabilité.
Avec l’aide d’un logiciel de comptabilité, les connaissances légales et techniques qui manquent à l’entrepreneur peuvent être palliées, du moins en partie. Le logiciel de comptabilité peut permettre une gestion fluide de la comptabilité, au moins pour la comptabilité quotidienne.
Pour une gestion en externe de la comptabilité d’une entreprise, on parle d’externalisation de la comptabilité.
On préfère l’externalisation quand le recours à un prestataire extérieur entre dans le budget comptabilité de l’entreprise.
Avoir recours à un professionnel pour la gestion des tâches de comptabilité comprend des avantages évidents.
Il est également important de comprendre que ce choix n’est pas soit tout blanc, soit tout noir. Il est possible de choisir de déléguer seulement quelques tâches à un expert-comptable extérieur à l’entreprise.
Par exemple, un entrepreneur peut tout-à-fait décider de gérer lui-même son livre des comptes, et d’organiser lui-même ses factures, mais de déléguer à un expert-comptable les tâches de plus grande ampleur, comme l’établissement des comptes annuels à la fin de l’année.
Pour ce cas de figure, on conseille aux entrepreneurs d’avoir recours à un logiciel de pré-comptabilité.
Un logiciel de pré-comptabilité est particulièrement adapté pour les entrepreneurs qui décident de partager les tâches avec un expert-comptable.
En effet, le logiciel de pré-comptabilité va permettre de faciliter la tâche à l’entrepreneur. Il va lui permettre de gérer lui-même ses comptes et ses factures au quotidien, et de préparer le grand livre des comptes, et ce même sans connaissances approfondies en la matière.
Le logiciel de pré-comptabilité ne fait pas les bilans comptables. Il suffit de présenter le livre établi par le logiciel à un expert-comptable pour qu’il s’en charge lui-même. L’entrepreneur peut également décider de faire appel à un expert-comptable ponctuellement, pour les grosses opérations comptables trop compliquées à gérer pour lui.
Pour conclure, on peut dire qu’un expert-comptable sert à beaucoup de choses, et particulièrement à soulager l’entrepreneur de tâches qu’il n’a ni le temps, ni les qualifications pour réaliser.
Cependant, cela ne signifie pas que le recours à un expert-comptable soit systématique pour l’entrepreneur, qui peut tout-à-fait partager les tâches, et s’aider d’un logiciel efficace.
La comptabilité, c'est comme tenir un journal pour une entreprise. Chaque fois que l'entreprise gagne ou dépense de l'argent, on note tout : combien, pourquoi et quand. Ça permet de savoir si l'entreprise gagne plus d'argent qu'elle n'en dépense, et de voir où va l'argent. En gros, c'est une façon organisée de garder une trace de tout l'argent qui entre et qui sort, pour s'assurer que tout est en ordre et pour pouvoir prendre de bonnes décisions pour l'avenir.
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